Paso 1
Asignación de personal y rutinas
Se define el esquema operativo (vigilancia 24h, limpieza y administración) y las funciones por puesto.
Principios de servicio
Trabajamos para ofrecer un servicio de calidad con presencia administrativa y conserjería diaria, resolviendo consultas de propietarios e inquilinos y cuidando la economía del edificio.
🏢
PresenciaPresencia personal en el edificio
Operación con conserjería diaria y administración visible para atender necesidades del día a día.
🧾
TransparenciaTransparencia administrativa
Seguimiento y reportes para que la Junta tenga claridad del servicio y de lo que se ejecuta.
💬
ComunicaciónComunicación constante
Canales de coordinación para incidencias, consultas y solicitudes (incluye atención por correo).
Método de trabajo
Un flujo simple, repetible y auditable: asignación de personal, supervisión diaria en distintos horarios, control de incidencias y mantenimiento planificado.
Progreso del método
Se actualiza mientras haces scroll.
Avance
0%
Servicio continuo L–D (incluye feriados).
Dotación típica: 2 vigilantes 24h, 2 limpieza (L–V) + (S), y administración/supervisión permanente.
Dotación típica: 2 vigilantes 24h, 2 limpieza (L–V) + (S), y administración/supervisión permanente.
Paso 2
Comunicación operativa y registro
WhatsApp operativo para coordinación y cuaderno de ocurrencias actualizado; incidencias se reportan a administración.
Paso 3
Supervisión diaria (en distintos horarios)
Un equipo de supervisores realiza visitas diarias en diferentes horarios para verificar el cumplimiento de funciones asignadas.
Paso 4
Administración + control de consumos y consultas
Registro de lecturas de contómetros (fecha y hora) para prorrateo de agua; atención de consultas por correo o presencial.
Paso 5
Mantenimiento planificado y control de proveedores
Plan anual preventivo/correctivo, control mensual de servicios ejecutados por proveedores, y seguimiento de garantías.
Equipos, funciones y métodos
Cada puesto tiene funciones claras, turnos y reglas. Esto reduce errores, mejora convivencia y mantiene el estándar del edificio.
Regla general: personal uniformado e identificado. Prohibido realizar trabajos adicionales no autorizados.
Vigilancia & Conserjería
Seguridad, orden y correcta convivencia.
1
Comunicación y control operativoÚtiles de escritorio, equipo telefónico y acceso a WhatsApp para comunicación permanente con administración.
2
Cuaderno de ocurrenciasRegistro actualizado de incidencias y novedades del turno.
3
Relevo de turnosIngreso con 15 minutos de anticipación para un relevo adecuado.
4
Control de accesosVerifica ingreso de visitantes y proveedores; vigilancia en áreas comunes, accesos, cocheras y sótanos.
5
Conducta y permanenciaUniforme, trato cordial; no retirarse sin relevo autorizado.
6
ContingenciasActuar ante emergencias según protocolos y reportar a administración.
Limpieza
Limpieza integral y permanente de áreas comunes + reporte de desperfectos.
1
Cobertura y reemplazosAnte falta/permiso, se compensa en día de descanso o se asigna personal adicional previa comunicación con la Junta.
2
Ingreso y áreas comunesLimpieza de ingreso principal, accesos, pisos, cristales y áreas comunes.
3
Ascensores y pisosAscensores, halls por piso, muros, puertas, escaleras y pasamanos.
4
Cocheras y SSHHLimpieza de cocheras/estacionamientos y SSHH de servicio/áreas comunes.
5
Centro de acopioLimpieza y desinfección del centro de acopio de basura.
6
Lunas y mamparasLimpieza de lunas y mamparas; reporte de desperfectos a administración.
Administración
Control operativo, consumos, consultas, recibos y coordinación.
1
Supervisión del personalVerifica actividades del personal en todas las tareas asignadas.
2
Lecturas de contómetrosRegistro con fecha y hora para prorrateo adecuado del consumo de agua.
3
Recibos y reparticiónElabora recibos de mantenimiento y coordina reparto en la fecha pactada con la Junta.
4
Software de gestiónAcceso con usuario/contraseña para visualizar reportes de mantenimiento en tiempo real.
5
Correo de coordinacionesCanal para alquiler de áreas comunes y solicitudes de información.
6
EmergenciasComunicación con el departamento de emergencias de la empresa ante cualquier suceso.
Gestión de mantenimiento
Prevención + control de proveedores + garantías.
1
Plan Anual Preventivo/CorrectivoPlanificación para equipos e instalaciones del edificio.
2
Control mensual de proveedoresSupervisión y validación de servicios ejecutados por terceros.
3
Gestión de garantíasControl y seguimiento hasta el vencimiento de garantías de equipos instalados.
4
Asesoría a la JuntaEvaluación de costos, calidad y garantías para selección de proveedores confiables.
5
Optimización de contratosNegociación de contratos anuales (reducción de tarifas y atención de emergencias).
6
Capacitación básica del personalDetección temprana de fallas y reporte oportuno.
Protocolos operativos
Protocolos claros para seguridad, relevo, reportes y convivencia, con foco en orden y respuesta rápida.
Control de accesos (visitantes y proveedores) Seguridad
Se verifica el ingreso de visitantes y proveedores y se mantiene vigilancia permanente en accesos, áreas comunes, cocheras y sótanos, haciendo cumplir normas internas.
Registro de ocurrencias e incidencias Trazabilidad
El cuaderno de control de ocurrencias se mantiene actualizado. Las incidencias se reportan a la administración para seguimiento y respuesta.
Relevo de turnos (15 minutos de anticipación) Continuidad
El personal ingresa con 15 minutos de anticipación para asegurar un relevo adecuado y continuidad del control.
Conducta y permanencia en el puesto Disciplina
El personal permanece uniformado, con trato amable y cordial. No debe retirarse sin relevo autorizado.
Limpieza integral + reporte de desperfectos Calidad
La limpieza es integral y permanente en áreas comunes (ingresos, pasillos, ascensores, halls, cocheras, SSHH, centro de acopio, lunas y mamparas). Desperfectos se reportan a administración.
Reglas generales y prohibiciones Control
La prestación del servicio es de lunes a domingo, incluyendo feriados. Personal uniformado e identificado. Está prohibido realizar trabajos adicionales no autorizados ni asignados formalmente.
Conformidad del servicio
Antes de emitir recibos, se emite un informe detallado para conformidad de la Junta Directiva.
Informe de actividades
Previo a emisión de recibos
• Actividades ejecutadas durante el período............................................
• Cumplimiento de deberes contractuales................................................
• Proyección de montos a facturar............................................................
• Observaciones y seguimiento..................................................................
Se remite a la Junta para la correspondiente conformidad del servicio.
Checklist de conformidad
Marca para entender el flujo (interactivo).
Anexo técnico: ahorro en mantenimiento
Gestión técnica preventiva para reducir emergencias, prolongar vida útil de equipos y dar un presupuesto anual previsible.
🗓️
PlanPlan anual preventivo/correctivo
Cronograma técnico por cada equipo crítico del edificio.
📑
ControlFichas técnicas e historial
Historial de mantenimiento y control de garantías por equipo.
🔎
ValidaciónSupervisión mensual de proveedores
Validación de servicios realizados, repuestos usados y conformidad técnica.
🧩
OptimizaciónContratos y reposición programada
Negociación anual para mejores tarifas y plan de reposición por vida útil.
Beneficios para la Junta
- Reducción de gastos imprevistos y sobrecostos por emergencias.
- Mayor control técnico y financiero.
- Prolongación de vida útil de equipos.
- Presupuesto anual previsible.
- Mejora en la calidad del servicio.
Incluye capacitación básica del personal para detección temprana de fallas y reporte oportuno.
¿Te armamos el esquema ideal para tu edificio?
Turnos, rutinas, supervisión diaria, reportes y mantenimiento planificado.
Nota: personal uniformado e identificado. La empresa es responsable por la integridad y seguridad del personal asignado.